Dalam pengelolaan administrasi perusahaan, status seseorang yang menerima penghasilan perlu diperhatikan dengan baik. Hal ini bukan hanya berkaitan dengan hubungan kerja dan administrasi sumber daya manusia, tetapi juga berpengaruh terhadap kewajiban perpajakan, khususnya dalam perhitungan Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21.

Perusahaan dapat memiliki berbagai jenis tenaga kerja. Ada karyawan yang menerima gaji secara rutin setiap bulan, tenaga kerja lepas yang dibayar berdasarkan hari atau hasil pekerjaan, hingga profesional independen yang memberikan jasa tertentu. Meskipun semuanya sama-sama menerima penghasilan dari suatu perusahaan, perlakuan perpajakannya tidak selalu sama.

Perbedaan tersebut menjadi semakin penting sejak diberlakukannya Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 168 Tahun 2023 yang mengatur petunjuk pelaksanaan pemotongan PPh Pasal 21 dan/atau PPh Pasal 26 atas penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan orang pribadi. PMK tersebut berlaku mulai 1 Januari 2024 dan menggantikan sejumlah ketentuan sebelumnya.

Karena itu, memahami perbedaan pegawai tetap, pegawai tidak tetap, dan bukan pegawai merupakan langkah penting bagi perusahaan agar proses payroll dan pemotongan PPh Pasal 21 dapat dilakukan secara tepat.

Mengapa Status Pegawai Penting dalam PPh 21?

Kesalahan dalam menentukan status penerima penghasilan dapat menyebabkan kesalahan dalam menentukan dasar pengenaan pajak, tarif, maupun mekanisme pemotongan PPh Pasal 21.

Secara umum, PPh Pasal 21 berkaitan dengan penghasilan orang pribadi seperti gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan pembayaran lain yang berhubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan. PMK 168/2023 secara khusus mengatur beberapa kelompok penerima penghasilan, termasuk pegawai tetap, pegawai tidak tetap, bukan pegawai, peserta kegiatan, pensiunan, mantan pegawai, dan kelompok lainnya.

Dengan demikian, perusahaan tidak cukup hanya mengetahui berapa jumlah penghasilan yang dibayarkan. Perusahaan juga perlu mengetahui siapa penerima penghasilan tersebut dan dalam kapasitas apa penghasilan diterima.

Inilah yang menjadi dasar penting dalam administrasi payroll dan perpajakan perusahaan.

Apa yang Dimaksud dengan Pegawai Tetap?

Pegawai tetap adalah pegawai yang menerima atau memperoleh penghasilan secara teratur. Dalam ketentuan PPh Pasal 21, pegawai tetap juga dapat mencakup anggota dewan komisaris dan anggota dewan pengawas yang memperoleh imbalan sesuai ketentuan.

PMK 168/2023 juga mengatur bahwa pegawai yang bekerja berdasarkan kontrak untuk jangka waktu tertentu dapat termasuk dalam kategori pegawai tetap sepanjang yang bersangkutan bekerja penuh dalam pekerjaan tersebut.

Contoh sederhana pegawai tetap antara lain:

• Karyawan yang memperoleh gaji bulanan secara rutin.
• Karyawan yang bekerja penuh waktu.
• Karyawan yang memperoleh tunjangan dan fasilitas sesuai kebijakan perusahaan.
• Karyawan kontrak yang memenuhi kriteria sebagai pegawai tetap berdasarkan ketentuan perpajakan.

Dalam konteks perusahaan, status pegawai tetap biasanya berkaitan erat dengan sistem payroll bulanan. Karena penghasilannya diterima secara teratur, perusahaan perlu melakukan penghitungan PPh Pasal 21 setiap masa pajak sesuai mekanisme yang berlaku.

Bagaimana Perhitungan PPh 21 Pegawai Tetap?

Untuk pegawai tetap, mekanisme penghitungan PPh Pasal 21 menggunakan Tarif Efektif Rata-Rata (TER) bulanan untuk masa pajak selain masa pajak terakhir. Pada masa pajak terakhir, penghitungan dilakukan menggunakan tarif Pasal 17 Undang-Undang Pajak Penghasilan sesuai ketentuan.

Artikel EnforceA mengenai perbedaan pegawai tetap, pegawai tidak tetap dan bukan pegawai juga menjelaskan bahwa perbedaan status tersebut menyebabkan metode penghitungan PPh Pasal 21 menjadi berbeda.

Hal ini penting diperhatikan karena perusahaan tidak seharusnya menerapkan satu metode penghitungan pajak kepada seluruh penerima penghasilan tanpa melihat status dan karakteristik penghasilannya.

Apa yang Dimaksud dengan Pegawai Tidak Tetap?

Berbeda dengan pegawai tetap, pegawai tidak tetap adalah pegawai, termasuk tenaga kerja lepas, yang menerima penghasilan apabila pegawai tersebut bekerja.

Penghasilan pegawai tidak tetap dapat didasarkan pada:

• jumlah hari bekerja;
• jumlah unit hasil pekerjaan;
• penyelesaian suatu pekerjaan tertentu; atau
• ketentuan lain yang ditetapkan oleh pemberi kerja.

Definisi tersebut secara eksplisit tercantum dalam PMK 168/2023.

Dalam praktik bisnis, contoh pegawai tidak tetap dapat ditemukan pada pekerjaan yang bersifat harian atau berdasarkan output tertentu.

Misalnya, seseorang dibayar berdasarkan jumlah hari bekerja. Ada pula tenaga kerja yang mendapatkan pembayaran berdasarkan jumlah unit pekerjaan yang berhasil diselesaikan.

Karakteristik seperti ini membuat perusahaan perlu melakukan identifikasi dengan benar sebelum menentukan mekanisme pemotongan PPh Pasal 21.

Bagaimana PPh 21 Pegawai Tidak Tetap Dihitung?

Mekanisme penghitungan PPh Pasal 21 pegawai tidak tetap dapat berbeda berdasarkan pola dan jumlah penghasilannya.

Berdasarkan ketentuan yang dijelaskan dalam artikel EnforceA, untuk pegawai tidak tetap dengan penghasilan rata-rata harian sampai dengan Rp2,5 juta, penghitungan menggunakan TER harian. Apabila penghasilan melebihi Rp2,5 juta, terdapat mekanisme penghitungan menggunakan tarif Pasal 17 dengan dasar pengenaan sebesar 50% dari penghasilan bruto sehari atau rata-rata penghasilan bruto sehari. Sementara itu, pegawai tidak tetap yang memperoleh penghasilan secara bulanan menggunakan TER bulanan atas penghasilan bruto dalam masa pajak bersangkutan.

Karena itu, perusahaan perlu memiliki data pembayaran yang akurat, terutama apabila jumlah hari kerja, unit pekerjaan, atau nilai pembayaran berubah-ubah.

Apa yang Dimaksud dengan Bukan Pegawai?

Kategori berikutnya adalah bukan pegawai.

Bukan pegawai merupakan orang pribadi selain pegawai tetap dan pegawai tidak tetap yang memperoleh penghasilan sebagai imbalan atas pekerjaan bebas atau jasa berdasarkan perintah atau permintaan dari pemberi penghasilan.

Kategori ini penting karena dalam praktik bisnis modern perusahaan tidak hanya menggunakan tenaga kerja internal. Banyak perusahaan menggunakan jasa profesional, konsultan, tenaga ahli, pekerja kreatif, maupun penyedia jasa individual.

PMK 168/2023 memberikan contoh kelompok bukan pegawai yang cukup luas. Di antaranya tenaga ahli seperti pengacara, akuntan, arsitek, dokter, konsultan, notaris, pejabat pembuat akta tanah, penilai, dan aktuaris. Selain itu terdapat pula pekerja seni dan industri kreatif, seperti musisi, penyanyi, pembawa acara, aktor, model, influencer, blogger, vlogger, dan profesi sejenis lainnya.

Dengan berkembangnya ekonomi digital, klasifikasi bukan pegawai menjadi semakin relevan. Perusahaan dapat bekerja sama dengan freelancer, konsultan independen, kreator konten, atau profesional tertentu tanpa menjadikan mereka sebagai karyawan perusahaan.

Bagaimana PPh 21 untuk Bukan Pegawai?

Mekanisme pemotongan PPh Pasal 21 atas bukan pegawai berbeda dengan pegawai tetap maupun pegawai tidak tetap.

Dalam ketentuan yang dijelaskan EnforceA, penghitungan PPh Pasal 21 bagi bukan pegawai menggunakan tarif progresif sesuai Pasal 17 Undang-Undang Pajak Penghasilan dengan dasar pengenaan pajak sebesar 50% dari penghasilan bruto.

Karena itu, perusahaan yang sering menggunakan jasa konsultan, freelancer, tenaga ahli, atau profesional independen perlu memastikan transaksi tersebut telah diklasifikasikan secara benar.

Perbedaan Ketiganya Secara Sederhana

Jika disederhanakan, perbedaan ketiga kategori tersebut dapat dilihat dari karakteristik hubungan dan cara penerimaan penghasilannya.

Pegawai tetap pada umumnya menerima penghasilan secara teratur dan bekerja dalam hubungan kerja yang berkelanjutan.

Pegawai tidak tetap menerima penghasilan berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, misalnya berdasarkan hari kerja, jumlah unit pekerjaan, atau penyelesaian pekerjaan tertentu.

Sementara itu, bukan pegawai merupakan orang pribadi yang memberikan pekerjaan atau jasa tertentu berdasarkan permintaan pemberi penghasilan, tetapi tidak berstatus sebagai pegawai tetap maupun pegawai tidak tetap.

Perbedaan ini bukan sekadar istilah administrasi. Klasifikasi tersebut memiliki konsekuensi terhadap pemotongan PPh Pasal 21.

Contoh dalam Praktik Perusahaan

Bayangkan sebuah perusahaan memiliki tiga orang yang menerima pembayaran.

Orang pertama bekerja sebagai staf administrasi dan menerima gaji bulanan secara rutin. Dalam konteks perpajakan, ia dapat dikategorikan sebagai pegawai tetap sepanjang memenuhi ketentuan yang berlaku.

Orang kedua hanya bekerja ketika dibutuhkan dan menerima pembayaran berdasarkan jumlah hari bekerja. Karakteristik tersebut dapat mengarah pada kategori pegawai tidak tetap.

Orang ketiga adalah konsultan independen yang memberikan jasa profesional kepada perusahaan berdasarkan perjanjian jasa. Ia tidak menjadi karyawan perusahaan dan memperoleh imbalan atas jasa yang diberikan. Dalam kondisi yang sesuai dengan ketentuan, ia dapat termasuk kategori bukan pegawai.

Meskipun ketiganya sama-sama memperoleh pembayaran dari perusahaan, perlakuan PPh Pasal 21 dapat berbeda.

Kesalahan yang Perlu Dihindari Perusahaan

Salah satu kesalahan yang dapat terjadi adalah perusahaan menentukan status penerima penghasilan hanya berdasarkan istilah yang digunakan dalam kontrak.

Misalnya, seseorang disebut sebagai “freelancer” dalam dokumen internal, tetapi karakteristik hubungan kerja dan cara pembayarannya ternyata menunjukkan kondisi yang berbeda.

Sebaliknya, seseorang dapat disebut sebagai “karyawan kontrak”, tetapi perusahaan tetap perlu melihat ketentuan perpajakan untuk menentukan apakah yang bersangkutan memenuhi kriteria pegawai tetap.

Oleh karena itu, klasifikasi sebaiknya tidak hanya berdasarkan nama jabatan atau istilah administratif, tetapi juga melihat karakteristik pekerjaan, hubungan kerja, pola pembayaran, dan ketentuan perpajakan yang berlaku.

Pentingnya Data Payroll yang Akurat

Penghitungan PPh Pasal 21 sangat bergantung pada kualitas data yang digunakan.

Data yang perlu dikelola antara lain:

• identitas penerima penghasilan;
• status pegawai;
• jumlah penghasilan bruto;
• tunjangan;
• pembayaran lainnya;
• periode pembayaran;
• hari kerja atau unit pekerjaan apabila relevan;
• data perpajakan;
• serta informasi lain yang diperlukan dalam penghitungan.

DJP juga menegaskan bahwa penghitungan PPh Pasal 21 dapat berbeda antara pegawai tetap, pegawai tidak tetap, bukan pegawai, peserta kegiatan, seniman, tenaga ahli, dan kelompok penerima penghasilan lainnya.

Artinya, semakin kompleks struktur tenaga kerja suatu perusahaan, semakin penting pula sistem administrasi payroll yang tertata.

Hubungan Status Pegawai dengan Kepatuhan Pajak

Kepatuhan pajak perusahaan tidak hanya ditentukan oleh ketepatan pembayaran pajak. Administrasi pemotongan dan pelaporan juga menjadi bagian penting dari kepatuhan.

Perusahaan perlu memastikan bahwa pajak dipotong dari penerima penghasilan yang memang menjadi objek pemotongan, menggunakan mekanisme yang sesuai, dan didukung oleh dokumentasi yang memadai.

Kesalahan klasifikasi dapat menyebabkan penghitungan pajak menjadi tidak tepat. Dalam jangka panjang, kondisi tersebut dapat menimbulkan pekerjaan administratif tambahan ketika perusahaan melakukan rekonsiliasi payroll atau pemeriksaan perpajakan.

Oleh sebab itu, pemahaman terhadap perbedaan pegawai tetap, pegawai tidak tetap, dan bukan pegawai sebaiknya menjadi bagian dari prosedur administrasi keuangan dan perpajakan perusahaan.

Mengapa Perusahaan Perlu Memahami PMK 168/2023?

PMK 168 Tahun 2023 menjadi salah satu dasar penting dalam pelaksanaan pemotongan PPh Pasal 21 atas penghasilan sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan orang pribadi. Peraturan ini berlaku sejak 1 Januari 2024 dan menggantikan beberapa ketentuan sebelumnya.

Dengan adanya ketentuan tersebut, perusahaan perlu memahami bukan hanya tarif pajak, tetapi juga siapa yang menerima penghasilan dan bagaimana karakteristik penghasilan tersebut.

Pemahaman ini sangat penting terutama bagi perusahaan yang memiliki kombinasi karyawan tetap, tenaga kerja harian, pekerja lepas, konsultan, tenaga ahli, maupun profesional independen.

Periksa Kembali Sistem Payroll Perusahaan

Apabila perusahaan masih menggunakan proses manual, perbedaan status penerima penghasilan dapat menjadi tantangan tersendiri.

Kesalahan input status pegawai dapat berpengaruh pada proses penghitungan pajak. Karena itu, perusahaan sebaiknya melakukan pemeriksaan secara berkala terhadap database karyawan dan penerima penghasilan.

Pastikan status setiap penerima penghasilan telah sesuai dengan kondisi sebenarnya dan ketentuan perpajakan.

Untuk memahami lebih lanjut mengenai perbedaan pegawai tetap, pegawai tidak tetap, dan bukan pegawai, termasuk mekanisme penghitungan PPh Pasal 21 masing-masing kategori, pembaca dapat membaca pembahasan lengkap dari EnforceA melalui artikel Perbedaan Pegawai Tetap, Pegawai Tidak Tetap dan Bukan Pegawai.

Kesimpulan

Pegawai tetap, pegawai tidak tetap, dan bukan pegawai merupakan kategori yang memiliki karakteristik berbeda dalam administrasi PPh Pasal 21.

Pegawai tetap umumnya memperoleh penghasilan secara teratur. Pegawai tidak tetap memperoleh penghasilan berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, seperti jumlah hari, unit pekerjaan, atau penyelesaian pekerjaan tertentu. Sementara itu, bukan pegawai mencakup orang pribadi yang memberikan pekerjaan bebas atau jasa tertentu dan tidak berstatus sebagai pegawai.

Perbedaan tersebut berpengaruh terhadap mekanisme pemotongan dan penghitungan PPh Pasal 21.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan klasifikasi penerima penghasilan dilakukan dengan tepat. Pengelolaan data kepegawaian, payroll, dan perpajakan yang akurat akan membantu mengurangi risiko kesalahan penghitungan sekaligus mendukung kepatuhan perpajakan perusahaan. Untuk perusahaan yang membutuhkan pendampingan dalam pengelolaan kewajiban perpajakan, termasuk konsultasi pajak, penghitungan PPh Pasal 21, payroll, dan kepatuhan pajak, penggunaan jasa konsultan pajak profesional dapat menjadi salah satu pilihan untuk membantu memastikan proses berjalan sesuai ketentuan yang berlaku.